DELEGOWANIE ZADAŃ NA STANOWISKU KIEROWNIKA REJESTRACJI – DLACZEGO DELEGOWANIE JEST WAŻNE?

By 10 sierpnia 2019BLOG
delegowanie zadań na stanowisku kierownika rejestracji medycznej

 

Być może jesteś „Zosią Samosią” i wolisz robić wszystko sama. Nikt przecież lepiej nie zadzwoni do Pana Iksińskiego niż Ty i nikt lepiej od Ciebie nie wytłumaczy mu na czym polega zabieg. Karty też sama posegregujesz, bo przecież inna rejestratorka nie zna alfabetu i na pewno się pomyli.

Być może jesteś bardzo kontrolującą osobą, która musi WSZYSTKO po innych sprawdzać. Może i zlecisz innej rejestratorce poukładanie kart, ale sama osobiście wszystko potem sprawdzisz, czy na pewno zostało dobrze wykonane.

Być może sądzisz, że sposób w jaki Ty wykonujesz pracę jest najlepszy i jedyny słuszny. Inna rejestratorka potwierdza pacjentów już od g. 10, a Ty zawsze robisz to po południu. Wiadomo przecież, że po południu więcej osób odbiera telefon i tak ogólnie jest to lepsza pora, więc nie rozumiesz dlaczego koleżanka z rejestracji dzwoni rano.

POWIEM CI JAK TO SIĘ SKOŃCZY

Jakiś czas wytrzymasz. Będziesz miała pełną kontrolę nad rejestracją. Nawet najmniejsza czynność nie przemknie obok Ciebie niezauważona. Będziesz miała wszystko zrobione po swojemu. Inne rejestratorki nie będą wychodziły z najmniejszą inicjatywą, bo będą wiedziały, że i tak storpedujesz ich pomysł zanim zdążą go wypowiedzieć.

Potem nastąpi czas utyskiwania. Zaczniesz marudzić, jakie to koleżanki na rejestracji są leniwe, jak bardzo nie chce im się pracować, że przecież CIĄGLE, WSZYSTKO MUSISZ ROBIĆ SAMA I NIKT CI NIE POMAGA! Pomyślisz nawet o tym, że może warto zatrudnić kogoś innego, może będzie mniej leniwy od obecnych rejestratorek.

Będziesz zmęczona i przestaniesz wyrabiać się z pracą. Twoje główne obowiązki ucierpią, na korzyść zadań, które spokojnie mogłabyś zlecić innej osobie. Będziesz siedzieć po godzinach, albo pracować w domu, bo po prostu nie dasz rady ze wszystkim. No dobrze, może i dasz. Tylko odbije się to na Twoim zdrowiu. Będziesz zestresowana, przemęczona i sfrustowana. Przemknie Ci przez myśl zmiana pracy, bo nikt przecież nie docenia Twojego poświęcenia.

JAK TEMU ZARADZIĆ?

Podstawową sprawą jest przyjrzenie się własnym zachowaniom i zmiana nastawienia do współpracy.

Musisz przyjąć do wiadomości, że:

  • nie musisz robić wszystkiego sama;
  • nie musisz wszystkiego kontrolować;
  • inne rejestratorki też dobrze wykonują swoją pracę, nawet jeżeli robią niektóre rzeczy w inny sposób niż Ty;
  • nie jesteś w stanie nad wszystkim panować i w równym stopniu angażować się w każdą czynność w placówce medycznej, bo jesteś tylko człowiekiem a nie robotem;
  • nie wszystko trzeba robić doskonale, najczęściej wystarczy zrobić daną rzecz poprawnie.

KOLEJNYM KLUCZOWYM KROKIEM JEST DELEGOWANIE ZADAŃ

Zacznij delegować innym rejestratorkom zadania, żebyś mogła zająć się ważnymi z punktu widzenia Twojego stanowiska sprawami. Musisz jednak wiedzieć jak to zrobić. Do delegowania zadań zastosuj model SMART.

S – skonkretyzowany

Określ dokładnie, co należy zrobić. Jeżeli będziesz poruszać się na poziomie ogółu, to możesz się nie dogadać z osobą, której chcesz zlecić jakieś zadanie. Powiedz „zadzwoń do pacjentów z listy wrześniowej i umów ich na badania”, zamiast „ogarnij pacjentów”.

M – mierzalny

Ustal, jak można zmierzyć postępy i wyniki. W powyższym przykładzie można stwierdzić, że pierwszym krokiem jest obdzwonienie wszystkich pacjentów z listy i umówienie ich na badania. Kolejnym krokiem jest ponowny telefon (np. za godzinę) do pacjentów, którzy za pierwszym razem nie odebrali telefonu. Kolejnym krokiem jest wysłanie wiadomości sms, do osób które nie odebrały telefonu także za drugim razem. Ostatnim krokiem jest telefon (np. następnego dnia) do osób, które nie odebrały wcześniej i nie odpowiedziały na sms. Osoby które pozostały na liście zostają wykreślone. W ten sposób zamyka się listę i kończy zadanie.

A – osiągalny (ang. achievable)

Cel zbyt ambitny nie zostanie osiągnięty i podkopie w rejestratorce wiarę we własne możliwości. Jeżeli na liście do obdzwonienia jest 50 osób, to rejestratorka nie wykona tego zadania w 15 minut.

R – istotny (ang. relevant)

Umawianie pacjentów na badania jest ważne dla placówki medycznej, ponieważ to pacjenci są podstawą jej istnienia. Nie jest natomiast ważne, czy segregatory w placówce będą niebieskie czy zielone (chyba, że jest to zapisane w procedurach). Rejestratorka, której zlecasz zadanie musi czuć, ze zadanie, które wykonuje ma sens.

T – określony w czasie (ang. time-bound)

Ustal konkretny termin, datę początku i zakończenia realizacji celu głównego, jak również jego poszczególnych etapów – wtedy osoba, której zlecasz zadanie, będzie wiedzieć, czego się trzymać. Pozwala to także na nie rozwlekanie wykonania celu w nieskończoność.

CASE STUDY

W przychodni, w której pracuję mam naprawdę szeroki zakres obowiązków. Przygotowuję m.in. placówkę do wymogów SANEPID, czyli pilnuję przestrzegania procedur higienicznych, jestem odpowiedzialna za dokumenty potrzebne do kontroli, planuję zapotrzebowanie w środki medyczne i higieniczne, pilnuję dat ważności i dat otwarcia itd. Na ten moment bardzo mocno przygotowuję się do zapowiedzianej kontroli. Gdybym nie zlecała innych zadań koleżankom z rejestracji, to nie miałabym szansy dobrze się przygotować. Z mojej perspektywy przygotowanie do kontroli jest ważniejsze niż archiwizacja kart pacjentów, co wcale nie znaczy, że ta druga czynność nie jest ważna. Po prostu trzeba ją wykonać, ale nie muszę brać w niej osobistego udziału, ani też specjalnie jej nie kontroluję (sprawdzam tylko jaki jest postęp prac).

Zlecam zadania, bo szanuję swój czas. Zlecam zadania, bo ufam że inni sobie poradzą. Zlecam zadania, bo nie muszę wszystkiego robić sama i wszystkiego kontrolować.

Tak samo jak nie zmieniam sama opon w samochodzie, nie obcinam sobie sama włosów i nie szyję sama ubrań, tak samo w przychodni też mogę zlecić zadania i cieszyć się z dobrych efektów pracy innych osób.

Dodaj komentarz