JAK NIE ODWLEKAĆ ZADAŃ NA PÓŹNIEJ? 4 SKUTECZNE SPOSOBY NA RADZENIE SOBIE Z PROKRASTYNACJĄ (NIE TYLKO W PRACY REJESTRATORKI MEDYCZNEJ)

By 17 listopada 2019BLOG
czym jest prokrastynacja, prokrastynacja na stanowisku rejestratorki medycznej

 

Jeszcze tylko chwilka na kawę – telefon nie zając, nie ucieknie. Zadzwonię do tego pacjenta jak tylko skończę. A może jeszcze wcześniej odpiszę Marcie na facebook’u? Muszę też uprzątnąć biurko, ten bałagan mnie rozprasza. Eee tam, zadzwonię jutro…

Jeżeli tak jak w powyższym przykładzie, jesteś osobą która odwleka zadania w na „święte nigdy”, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Podam w nim 4 sprawdzone sposoby na radzenie sobie z prokrastynacją, które pozwolą Ci na pozbycie się wszystkich niezałatwionych spraw. Wskazówki będą przydatne nie tylko w pracy rejestratorki medycznej, ale także w życiu prywatnym. Z doświadczenia wiem, że prokrastynacja najczęściej nie dotyczy tylko jednej sfery życia.

ZIDENTYFIKUJ NIEZAŁATWIONE SPRAWY

Na początku bardzo ważne jest zidentyfikowanie wszystkich zaległych zadań, które masz do wykonania. Nie jest ważne, czy są to zadania szybkie (wymagające kilku minut) czy zadania długoterminowe (wymagające Twojej uwagi przez tydzień, miesiąc lub jeszcze dłużej). Wypisz wszystko co zalega Ci z tyłu głowy. Czynność pisania jest tu kluczowa. Pisanie pozwoli Ci na zdjęcie ciężaru z głowy i przelaniu go na papier (nie musisz już pamiętać o zaległościach, bo masz je wszystkie spisane w jednym miejscu). Dodatkowo zobaczysz, jak dużo zadań masz do wykonania.

Wypisanie takiej listy (najczęściej jest ona bardzo długa) może Ci się wydać na początku przytłaczające. Pamiętaj jednak, że ze wszystkim sobie poradzisz! Z listy wykreśl najpierw zadania, które są już nieważne lub nieaktualne (nie będzie ich dużo, ale uwolnisz się od nich mentalnie). Może to być np. odpowiedź na ofertę handlową sprzed dwóch miesięcy, jeżeli nie jest już ona interesująca. Następnie zaznacz zadania, które możesz wykonać w czasie nie dłuższym niż 2-3 minuty i wykonaj te zadania od razu (tak teraz, nie za godzinę, nie za tydzień i nie za miesiąc). Do takich zadań należy na przykład wykonanie zaległego telefonu do pacjenta, wysłanie e-maila do lekarza, zamówienie serwisu do drukarki. Jako ostatnie zostały Ci zadania, które wymagają od Ciebie więcej czasu do wykonania lub są odłożone w czasie np. masz przypomnieć lekarzowi, jak będzie w przychodni za dwa tygodnie, by doniósł brakujące dokumenty. Tego typu zadania musisz od razu (tak, znów zaznaczam – od razu) wpisać (tak wpisać, nie zapamiętać) do kalendarza z konkretną datą i godziną wykonania. Wyznacz realną datę wykonania, czyli nie zapisuj wszystkich możliwych zadań na następny dzień, bo nie uda Ci się ich wykonać; ale także nie odwlekaj zadań niepotrzebnie w czasie.

Kiedy już poradzisz sobie ze sprawami zaległymi, będziesz mieć możliwość łatwiejszego i szybszego radzenia sobie ze sprawami bieżącymi. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek dotyczących spraw bieżących do wdrożenia od razu.

ZASADA 2 MINUT

Po pierwsze, na bieżąco korzystaj z zasady 2 minut. Zasada ta mówi o tym, że jeżeli jakaś czynność wymaga 2 minut lub mniej, to należy ją wykonać od razu. Mowa tu np. o telefonach do pacjentów, odpisywaniu na maile czy odpisywaniu na firmowym messenger. Jeżeli otwierasz pocztę e-mail, czytasz wiadomości, ale nie odpisujesz, potem za jakiś czas znów ją otwierasz, znów czytasz i znów nie odpisujesz; to nie dość że tracisz czas, to jeszcze odwlekasz zadania, które nie wymagają dużego nakładu sił ani czasu. Obciążasz głowę (co jakiś czas powtarzasz w myślach jak mantrę „muszę odpisać”, „muszę pamiętać, żeby odpisać”, „jutro muszę odpisać”) i nie dajesz sobie wolnej przestrzeni na nic innego.

ZASADA ZJEDZ TĘ „ŻABĘ”

Po drugie, zjadaj „żaby” na śniadanie. Oczywiście nie chodzi tu o prawdziwe żaby, tylko okropne zadania, których nie masz ochoty wykonać za nic na świecie. Może to być np. telefon do roszczeniowego pacjenta czy odpowiedź na list z ZUSu. Warto zidentyfikować taką „żabę” i zająć się nią zaraz po przyjściu do pracy. Powinna to być pierwsza rzecz jaką wykonasz, zanim zajmiesz się czymkolwiek innym (tak, dobrze rozumiesz, nawet zanim zaparzysz kawę i pójdziesz do toalety). Prawda jest taka, że gdy zjesz już taką „ropuchę”, to każde inne zadanie będzie Ci się wydawało dziecinnie proste do wykonania.

ZASADA 3 MIT

Po trzecie, korzystaj z zasady 3 MIT. Skrót MIT pochodzi od angielskiego „most important tasks”, czyli po polsku „najważniejsze zadania”. Najlepiej dzień przed pracą zidentyfikuj trzy zadania, które są najważniejsze i najpilniejsze do wykonania. Wśród tych 3 zadań umieść 1 obrzydliwą „żabę”. Po przyjściu do pracy od razu zajmij się „zjedzeniem żaby”. W dalszej kolejności wykonaj dwa pozostałe zadania. Dopiero teraz możesz zająć się codziennymi obowiązkami. Jeżeli wiesz, że nie uda Ci się wykonać zadań zaraz po przyjściu do pracy, bo np. zaleje Cię fala telefonów, to po prostu przyjdź do pracy 15 minut przed otwarciem przychodni (tyle zazwyczaj wystarcza). Dlaczego te trudne i ważne zadania powinnaś wykonywać na początku dnia? Po pierwsze dlatego, że rano o nich pamiętasz, bo nie zdążyłaś się jeszcze rzucić w wir pracy. Po drugie, odwlekając tego typu zadania łatwo przegapisz odpowiedni czas do ich wykonania np. telefon do sekretariatu szpitala po godzinie 15 raczej nie skończy nawiązaniem połączenia. Po trzecie, wykonanie tych zadań najczęściej ma kluczowy wpływ na placówkę medyczną np. nieoddzwanianie do niezadowolonego pacjenta kilka dni z rzędu, może spowodować wystawienie przez niego negatywnej oceny dla placówki w internecie.

PODSUMOWANIE

Wiem, że rady których Ci udzieliłam są skuteczne (bo sama je stosuję), ale wiem również, że na początku ich wdrożenie będzie niezwykle trudne. Ciesz się z małych sukcesów np. z pierwszej zjedzonej „żaby” i nie zniechęcaj się po pierwszych porażkach (bo będzie ich pewnie sporo). Staraj się kontrolować i nie ustawiaj sobie poprzeczki zbyt wysoko, bo łatwo się zniechęcisz.

Jeżeli artykuł Ci się podobał lub masz jeszcze jakieś pytania, to napisz komentarz (od razu!). 🙂

 

BIBLIOGRAFIA:

 

B.Tracy „Zjedz tę żabę”

S.J. Scott „Nawyk nieodwlekania. Proste sposoby pokonania prokrastynacji”

 

Dodaj komentarz