Planowanie czasu pracy jest kluczowe, jeżeli chcesz żeby Twoje działania były efektywne i żeby nic „nie ciągnęło się” za Tobą miesiącami. W pracy rejestratorki medycznej jest to o tyle ważne, że większość spraw do załatwienia dotyczy pacjentów, a więc bezpośrednio lub pośrednio dotyczy ich zdrowia.
Wyobraź sobie, że doktor prosił Cię o przekazanie istotnej informacji jednemu z pacjentów. Masz mu przekazać, że za dwa tygodnie ma ważną operację, na którą normalnie czeka się około roku, ale lekarz załatwił mu termin w trybie pilnym. Teraz wyobraź sobie, że jest akurat piątek, więc postanawiasz zostawić telefon do poniedziałku. W poniedziałek zapominasz o telefonie, bo to poniedziałek i masz mnóstwo pracy. O całej sprawie przypominasz sobie w czwartek, ale też masz dużo pracy, więc zaraz o niej zapominasz i jeszcze kilka dni mija zanim przypominasz sobie o niej na nowo. Kiedy w końcu jesteś już w pełnej gotowości i wyszukujesz karteczkę z datą zabiegu krew zamiera Ci w żyłach – operacja miała się odbyć wczoraj.
Żeby nie dopuścić do takich sytuacji musisz poznać kilka żelaznych zasad planowania czasu pracy.
Ustal plan zadań na dany dzień/tydzień/miesiąc. Rozpisz sobie:
– zadania – to lista czynności, które musisz wykonać;
– priorytety – określ, które z tych zadań są najważniejsze;
– czas – określ ile czasu potrzebujesz na realizację każdego z zadań;
– termin zakończenia – wyznacz orientacyjny termin wykonania każdego zadania.
Zadania staraj się dzielić według ich pilności i ważności. Pomoże Ci w tym Matryca Eisenhowera. Dzieli ona zadania na:
- pilne i ważne – musisz je sama wykonać od razu, są to np. sprawy przeterminowane, naglące, zaniedbania, niezbędne do wykonania dzisiaj. W pracy rejestratorki mogą to być np. bieżąca obsługa pacjentów, przygotowanie gabinetu, przygotowanie dokumentacji medycznej do pracy;
- pilne i nieważne – możesz je zlecić komuś innemu, są to np. poszczególne spotkania, telefony, rachunki do uregulowania. W pracy rejestratorki mogą to być np. skanowanie i wprowadzanie dodatkowych dokumentów pacjenta do systemu elektronicznej dokumentacji medycznej;
- ważne i niepilne – możesz je zaplanować na później, są to np. szukanie rozwiązań, rekreacja i wypoczynek, dokumenty biurowe. W pracy rejestratorki mogą to być np. prowadzenie księgi korespondencji, sporządzanie raportów;
- nieważne i niepilne – najlepiej z nich zrezygnuj lub ogranicz do minimum, są to np. „złodzieje czasu”, poszczególne e-maile, przyjemności. W pracy rejestratorki medycznej mogą to być np. przeglądanie Internetu w tym portali społecznościowych facebook, Instagram itp., „siedzenie” na poczcie e-mail przez cały dzień.
Staraj się grupować zadania, ponieważ sprzyja to koncentracji w pracy i oszczędza czas. Maila sprawdzaj raz/dwa razy dziennie i tylko wtedy odpisuj na wiadomości. Jeżeli masz grupę pacjentów do której musisz zadzwonić zrób to za jednym razem. Wszystkie karty starych pacjentów wyciągnij przed rozpoczęciem przyjęć lekarza. To tylko niektóre przykłady grupowania zadań.
Przy tworzeniu planu dnia warto brać pod uwagę swoją fizjologię. Staraj się dopasowywać zadania do pory dnia. U większości ludzi największa wydajność występuje w godzinach 10-11. W ciągu kolejnych 3 godzin wydajność spada o około połowę. Od godziny 14 do 18 utrzymuje się na nieco wyższym poziomie. Drastyczny spadek wydajności zaczyna się od godziny 21-22.
Pamiętaj jednak, żeby plan dnia dostosować indywidualnie! Być może Twoja wydajność kształtuje się zupełnie inaczej.
Nikt nie jest w stanie skupić się przez cały dzień, a praca bez przerwy znacznie osłabia jakość wykonywanych zadań.
Po określonym czasie pracy zrób sobie kilka lub kilkanaście minut przerwy – wrócisz do obowiązków ze świeżym umysłem i nową porcją energii!
Na koniec podam Ci jeszcze dwa prawa, które pomogą Ci spojrzeć na planowanie czasu pracy z dodatkowej perspektywy.
Prawo Parkinsona mówi o tym, że praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Oznacza to, że jeżeli np. wyznaczysz sobie, że obdzwonisz wszystkich pacjentów do badania w ciągu dwóch dni, z dużym prawdopodobieństwem zrobisz to w ciągu dwóch dni; jeżeli stwierdzisz, że taka praca zajmie Ci dwa tygodnie – to zajmie Ci dwa tygodnie. Staraj się zatem przy planowaniu zadań wyznaczać realny (!) czas ich realizacji.
Prawo wymuszonej wydajności mówi o tym, że zawsze jest czas na najważniejsze zadania. Jak musisz coś zrobić, to to zrobisz, bez względu na to, ile czasu Ci zostało.
Mam nadzieję, że ten wpis pomoże Ci w lepszym planowaniu czasu pracy!
