PORZĄDEK NA BIURKU REJESTRATORKI MEDYCZNEJ – DLACZEGO JEST WAŻNY I JAK OCZYŚCIĆ PRZESTRZEŃ?

By 20 lipca 2019BLOG
jak uporządkować biurko rejestratorki medycznej

Wczoraj robiłam porządki na biurku w przychodni. Niestety nazbierało się na nim sporo dokumentów, karteczek, notatek i innych przedmiotów, które nie powinny się na nim znaleźć (znalazłam rozdzielacz USB, elektrody do holtera ekg czy etui na telefon – szczerze, to nie mam pojęcia skąd się wzięły te przedmioty).

Porządek na biurku rejestratorki medycznej jest niezwykle ważny i nie jest to kwestia bycia perfekcyjną panią domu (czy perfekcyjną panią przychodni). Biurko jest nie tylko Twoim miejscem pracy. Stan biurka jest zarówno Twoją wizytówką, jak i przychodni w której pracujesz.

CO NA PEWNO NIE POWINNO LEŻEĆ NA BIURKU?

Po pierwsze, przedmioty nie związane z Twoją pracą. Może to brzmi banalnie, ale istnieją osoby, które uwielbiają różnego rodzaju bibeloty i stawiają je gdzie popadnie (uwierz mi, że biurko w przychodni to nie miejsce dla porcelanowych figurek). Dodatkowo unikałabym również stawiania na biurku zdjęć dzieci czy ukochanego pieska. Chodzi tu także o usunięcie z pola widzenia przedmiotów, które „a nuż się przydadzą”, a tak naprawdę może będą Ci potrzebne raz w roku (albo wcale) np. wspomniany już wyżej przeze mnie nieszczęsny rozdzielacz USB. Wszystko to będzie Cię rozpraszać i trudno Ci będzie skupić się na pracy.

Po drugie, papierowa dokumentacja medyczna. Nie uda Ci się całkowicie uniknąć dokumentacji medycznej na swoim biurku, bo wiadomo że musisz ją wyciągnąć zanim przyjdzie lekarz, a po skończonej pracy doktor Ci ją oddaje. Chodzi mi o to, że czas pozostawania dokumentacji medycznej na biurku powinien być jak najkrótszy. Powodem jest oczywiście ochrona danych osobowych pacjentów. Pomijając skrajne sytuacje takie jak kradzież dokumentacji medycznej czy zgłoszenie naruszenia do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pacjent może się czuć zaniepokojony, że jego dokumentacja „wala się” po biurku i może ulec zgubieniu. Najlepiej zaaranżować jedną szufladę w biurku (zamykaną na kluczyk) do tymczasowego przechowywania dokumentacji, gdy nie masz czasu jej schować od razu. Taka szuflada przydaje się również do chwilowego przechowywania kwestionariuszy osobowych.

Po trzecie, notatki z danymi pacjentów i listy oczekujących. Czasem pacjent Cię o coś zapyta, a Ty nie będziesz mu w stanie od razu odpowiedzieć na jego pytanie. Czasem będzie chciał dostać się do lekarza, a doktor nie podał jeszcze terminu wizyty. Robisz wtedy notatkę – zapisujesz na niej problem pacjenta, imię, nazwisko i numer telefonu. Podobnie jak z dokumentacją medyczną, ważne jest by te karteczki nie leżały porozrzucane na biurku. Rekomenduję założenie osobnego zeszytu na takie notatki i przechowywanie go w zamkniętej szufladzie lub (jeszcze lepiej) tworzenie list w formie elektronicznej na komputerze. Świetnie sprawdza się do tego np. trello (program jest bezpłatny, dostępny online i naprawdę odmienił moje życie w przychodni).

JAK SORTOWAĆ DOKUMENTY NA BIURKU?

W moim przypadku bardzo dobrze sprawdzają się podpisane plastikowe kuwety. Dokumenty można także przechowywać w segregatorach czy w jakikolwiek inny sposób, który zapewni wyraźny ich podział.

Moim zdaniem w przychodni powinny się znaleźć 4 podstawowe przegródki do posortowania dokumentów:

  • dla pacjenta – kwestionariusze osobowe, zgody na badania/zabiegi, informacje o badaniach/konsultacjach/zabiegach;
  • dla lekarzy – poczta przychodząca, informacje do przekazania;
  • faktury;
  • poczta – przychodząca ogólna i do wysłania.

Dodatkowo można jeszcze dodać np.:

  • oferty – do przejrzenia, wszystko to co zostawiają przedstawiciele medyczni i handlowi;
  • do odbioru dla pacjenta – np. kopie dokumentacji medycznej o które prosił pacjent i recepty (z tą przegródką byłabym jednak ostrożna, ponieważ przez wzgląd na ochronę danych osobowych dostęp do niej powinien być niemożliwy dla osób postronnych);
  • dokumenty do wglądu pacjenta – regulamin organizacyjny przychodni, informacja o skargach do nfz, informacja o prawach pacjenta, klauzula informacyjna RODO;
  • dokumenty do wglądu pracowników – procedury, ważne telefony, ważne daty.

JAK UPORZĄDKOWAĆ POZOSTAŁE PRZEDMIOTY?

Wszystko poza dokumentami wyłóż na jedną kupkę (może być spora, ale nie przejmuj się, dasz radę).

To co jest zniszczone, nieaktualne, zepsute, niepotrzebne – wyrzuć.

To co nie powinno znaleźć się na biurku – zanieś tam gdzie powinno leżeć.

To co jest potrzebne raz na jakiś czas – schowaj do szuflady.

To co jest potrzebne codziennie – poukładaj na biurku. Wykorzystaj małe pudełka lub organizery, żeby nic nie leżało luzem i żeby każdy przedmiot miał swój „domek”.

JAK CZĘSTO ROBIĆ PORZĄDEK?

Prawda jest taka, że po każdym zakończonym dniu pracy biurko powinno być czyste, a już na pewno niedopuszczalne jest zostawianie na noc jakiejkolwiek dokumentacji na wierzchu. Warto więc robić szybkie porządki codziennie po zakończonym dniu pracy.

Bardziej gruntowne porządki biurka warto robić raz w miesiącu. Jak wiadomo bałagan sam się robi i ani się spostrzeżesz, a na biurku wyląduje rozdzielacz USB. 🙂

Tak jak wspomniałam na początku, biurko w przychodni to Twoja wizytówka. Zadbaj by była jak najbardziej korzystna.

 

Join the discussion 2 komentarze

  • Lukrecja pisze:

    Porządek ważny ze względu na wizerunek, jak i samą pracę, jak tu się w bałaganie odnaleźć kiedy kolejka pacjentów się wydłuża? W sumie z niektórych rzeczy można też zrezygnować, w niektórych przychodniach np. zamiast tradycyjnego zeszytu pracuje się na aplikacjach typu Medidesk , naprawdę bardzo fajna, polecam wypróbować. Pozwala zintegrować wszystkie źródła kontaktu typu telefon, www, chat, mail itp. zatem jakąkolwiek drogą by pacjent się nie zgłosił wszystko jest w tej jednej aplikacji wyświetlane (na ekranie komputera) i sobie tak można pacjentów wygodnie obsługiwać. Mowy o bałaganie nie ma 😀

Dodaj komentarz